La photographie scolaire
INFORMATION JURIDIQUE ASSOCIATIVE
Circulaire fédérale à l'usage des Associations Départementales et des Coopératives Scolaires OCCE
*** La coopérative scolaire affiliée à l'OCCE peut-elle proposer, aux parents d'élèves, l'achat de photographies scolaires via un site internet ?
En effet, tout contrat engageant la coopérative scolaire devant être impérativement signé par la Présidente de l’OCCE, chaque photographe scolaire intervenant dans une coopérative scolaire affiliée à l’OCCE, devra nous joindre pour organiser la signature d'un contrat global l’autorisant à recevoir pour son compte le règlement des photos vendues par internet.
A l’issue de sa mission, le photographe adressera à la coopérative scolaire le montant des sommes perçues des familles, le photographe enverra alors un tableau récapitulant les ventes et les règlements reçus, accompagné d’un chèque à l’ordre de la coopérative scolaire. Dans le même temps, le photographe procédera à la facturation des commandes dues en envoyant au mandataire la facture, libellée au nom de la coopérative scolaire, payable à réception.
*** Un bon de commande doit-il être établi ?
OUI - Le photographe doit vous proposer un « Bon de commande » cosigné par la directrice ou le directeur et la ou le mandataire de la coopérative scolaire (Voir contenu du bon de commande ci-après).
*** Une fois la vente terminée, que doit-on obtenir du photographe ?
A l’issue de sa mission, le photographe doit envoyer à l’école à l’attention du mandataire de la coopérative :
- un chèque, à l’ordre de la coopérative scolaire, correspondant à la totalité des sommes qu’il a reçues par le paiement en ligne des parents,
- un tableau récapitulatif de l’ensemble des commandes et recommandes faites, de leurs montants et de leurs modes de réglement,
- sa facture, libellée au nom de la coopérative scolaire, payable à réception, pour l’ensemble des travaux qu’il a effectués (voir ci-après).
« Pour les écoles maternelles et élémentaires, dans la mesure où elles ne disposent pas de la personnalité juridique et de l’autonomie financière, seule une association en lien avec l’école, en particulier la coopérative scolaire, peut passer commande auprès d’un photographe et revendre ces photos aux familles. » Ce qui engage la coopérative scolaire.
Ce texte du BO comprend en annexe le "Code de bonne conduite des interventions de photographes professionnels en milieu scolaire" élaboré paritairement et dont l’introduction expose :
« Le présent code de bonne conduite a pour objet de préciser les principes et les règles qui régissent les relations entre, d’une part, les photographes professionnels et, d’autre part, les établissements scolaires et les foyers socio-éducatifs, coopératives scolaires et autres associations concernés par la photographie scolaire. Les organisations professionnelles signataires s’engagent à faire respecter les dispositions du présent code ».
NB : Un parent d'élève n'est aucunement habilité à faire des photos pendant le temps scolaire dans le cadre de la "photographie scolaire" telle que décrite par les textes officiels. Un enseignant peut seulement faire des photos en classe ou en sortie à des fins pédagogiques. Dans tous les cas, le droit à l'image doit être respecté.
Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) entré en application le 25 mai 2018 sur tout le territoire de l'Union Européenne et confirmé en France par la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles impose une vigilance accrue et des mesures spécifiques. Au regard du RGPD, le responsable juridique de la coopérative OCCE, à savoir l'Association Départementale OCCE, est responsable du traitement des données concernant le traitement des photos (qui sont des données à caractère personnel) et leur commercialisation. Au sens du RGPD, le photographe est sous-traitant des données.
La réalité des pratiques commerciales : le secteur des photographes scolaires comme tous les secteurs est concerné par la vente en ligne et s’est outillé via le web pour la réaliser, soit en direct (site du photographe), soit via un prestataire de plateforme spécialisé partenaire du photographe.
En outre, nous mettons en garde les coopératives OCCE sur le développement parfois outrancier de propositions de produits dérivés de la photographie scolaire (mugs, magnets, etc). Nous recommandons de limiter auprès du photographe scolaire l'offre de ces produits qui dévoient l'objet de la circulaire, ainsi que le fait la FPMI auprès de ses adhérents photographes ("restez raisonnable sur les articles annexes") dans son Guide de bonnes pratiques. Nous préconisons d'informer les familles de cette dérive commerciale et de ses coûts.
L’analyse OCCE : Les textes réglementaires ne s’opposent pas à la vente en ligne en soi (aucune mention) mais imposent des règles au crible desquelles il convient de passer les propositions commerciales existantes aujourd’hui. Dans la mesure où les différents points, que nous nous devons de conseiller de respecter à nos coopératives scolaires et mandataires, sont respectés par le prestataire, il n'y a pas lieu d'interdire d'y recourir.
Les recommandations :
- Le photographe doit être en mesure de présenter ses références professionnelles. Il s'engage à respecter les termes du "code de bonne conduite des photographes scolaires" joint à la circulaire de 2003.
- Ainsi, il paraît nécessaire de s'assurer qu'il respecte bien les obligations qui en découlent :
- Pas de démarchage publicitaire : respect de la neutralité de l'école.
- Pas de signature commerciale à caractère promotionnel sur les photos.
- Pas de rétribution des personnels des établissements.
- Pas d'opération commerciale en dehors de cette prise de vues.
- Une seule séance de prises de vues par an.
- Lien direct avec l'école et ses missions : seules les photos de classe collectives ou des photos individuelles en situation scolaire.
- Un bon de commande qui mentionne le prix net, l’objet de la prestation et les modalités de réalisation. La facturation est réalisée au nom de la coopérative scolaire.
- Respect du droit à l’image : seuls les enfants avec autorisation parentale sont photographiés, sans obligation d'achat (voir autorisation parentale fournie par le MENJ).
- Les obligations de la loi dite « informatique et liberté » sont respectées.
- Le personnel est compétent et apte à intervenir en milieu scolaire.
- La sécurité est assurée en évitant tout risque lié au matériel.
- Les tirages proposés n'excèdent pas 24x32 et les invendus sont détruits.
- Il convient d'ajouter ce qui ne figurait pas encore dans le Code de bonne conduite de 2003 : Conformément au RGPD, le photographe présente un contrat de sous-traitance des données à établir avec le mandataire de la coopérative. Ce contrat doit définir entre autres : l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement ainsi que certaines obligations du sous-traitant qui sont imposées par l’article 28 du RGPD.
- Si le photographe a recours à une plateforme prestataire pour la gestion en ligne de la commande et le paiement des photos par les parents, il doit en informer la coopérative et apporter la garantie que cette plateforme est conforme à la circulaire scolaire n°2003-091 du 05/06/2003, conforme à la réglementation du code monétaire DSP2 et conforme au RGPD ainsi que des conditions générales d'utilisation consultables sur le site (CGU).
- Pour la commande en ligne, qu'elle soit gérée directement par le photographe ou que celui-ci ait recours à une plateforme, plusieurs obligations sont à respecter :
▸ L’enseignant mandataire de la coop doit avoir un accès direct sur la plateforme à la commande effectuée en ligne par les parents.
▸ Seuls les parents de l’enfant X auront accès à la visualisation des photos de leur enfant pour la commande grâce à un code confidentiel individuel généré par le prestataire et remis aux familles par le mandataire.
▸ Aucune extraction de base élèves ni aucune autre indication des familles exploitable commercialement ou non ne sera proposée au photographe ; seul le code confidentiel généré établit la relation entre la famille et la plateforme.
- Le paiement en ligne par les parents sur une plateforme est autorisé.
- La plateforme est un prestataire ('marketplace' = 'marché en ligne') qui joue le rôle d'un établissement bancaire en ayant une autorisation de détenir des fonds pour autrui, sans être lui-même une banque. Bon à savoir : Il doit répondre à plusieurs obligations : Disposer de RGPD et CGU à jour. Garantir la sécurisation du site (fiabilité et confidentialité). Avoir un DPO (délégué à la protection des données) et Médiateur à la consommation, des mentions légales conformes aux normes. Avoir un compte bancaire bloqué et uniquement dédié aux encaissements du marché en ligne auprès de sa banque. Au-delà de 1M° être signalé à l’ACPR et obtenir une réponse positive à la demande d’exemption d’agrément bancaire. Réglementation du code monétaire DSP2.
- La coopérative scolaire doit ouvrir un compte sur la plateforme (compte séquestre où seront déposés les paiements des familles). C'est l'Association Départementale OCCE qui est titulaire du compte à travers la coopérative scolaire.
- L'Association Départementale dispose des codes d'accès des écoles, ou d'un accès générique pour pouvoir garantir la bonne utilisation de cette plateforme.
- Les parents peuvent aussi choisir de payer en espèces ou en chèque à l'ordre de la coopérative scolaire ; dans ce cas le mandataire doit signaler à la plateforme les montants perçus.
- Tous les paiements apparaissent sur cette plateforme, y compris ceux réglés par d'autres moyens, pour permettre au photographe de produire une facture exhaustive.
- Le photographe doit avoir informé au préalable le mandataire de la répartition finale des sommes encaissées : taux de la commission de la plateforme (éventuellement), montant de la rémunération de sa prestation, pourcentage revenant à la coopérative scolaire.
- La facture est libellée et adressée à la coopérative pour l’intégralité des photos commandées, quel que soit le moyen de paiement.
PHOTOGRAPHIE SCOLAIRE
Bons de commande / Factures / Contrats
Comment s'y retrouver ?
Pour toute prise de vues dans votre école, le photographe scolaire doit obtenir l'autorisation de la directrice ou du directeur de l'Ecole.
Le photographe doit alors vous proposer un « Bon de commande » cosigné par la directrice ou le directeur et la ou le mandataire de la coopérative scolaire. Ce document permettra ainsi à la directrice ou au directeur de l’Ecole de noter les informations générales concernant l’école ainsi que de valider les conditions de réalisation (dates, horaires, nombre de photographes, etc.). La ou le mandataire devra de son côté cosigner ce document afin de valider l’objet de la commande (détail de la pochette, tarifs d’achat et de vente, facturation au nom de la coopérative, infos sur la livraison, etc.), ainsi que les éventuelles options proposées aux familles.
Le photographe devra joindre au bon de commande un document récapitulant de façon très détaillée les conditions générales de ventes.
Toutes les photos commandées devront être facturées intégralement au nom de la coopérative scolaire de l’école. Le photographe doit absolument inscrire ce libellé sur la facture.
Ventes via un site internet :
Si votre photographe scolaire vous propose de réaliser les photos des enfants et de proposer à la vente lesdites photographies aux parents d’élèves via un site internet, il convient de demander à votre photographe s’il a signé un contrat avec l’Association Départementale OCCE du Calvados. En cas de réponse négative, celui-ci devra nous contacter au plus vite !
En effet, tout contrat engageant la coopérative scolaire devant être impérativement signé par la Présidente de l’OCCE, chaque photographe scolaire intervenant dans une coopérative scolaire affiliée à l’OCCE, devra nous joindre pour organiser la signature d'un contrat global l’autorisant à recevoir pour son compte le règlement des photos vendues par internet.
A l’issue de sa mission, le photographe adressera à la coopérative scolaire le montant des sommes perçues des familles, le photographe enverra alors un tableau récapitulant les ventes et les règlements reçus, accompagné d’un chèque à l’ordre de la coopérative scolaire. Dans le même temps, le photographe procédera à la facturation des commandes dues en envoyant au mandataire la facture, libellée au nom de la coopérative scolaire, payable à réception.
Opérations faites pour le compte de tiers
Information comptable à donner à votre photographe ...
Selon l'article 621-11 du Plan Comptable Général :
Les opérations traitées par l'entité pour le compte de tiers en qualité de mandataire sont comptabilisées dans un compte de tiers. Seule la rémunération de l'entité est comptabilisée dans le résultat.
Les opérations traitées, pour le compte de tiers, au nom de l'entité, sont inscrites selon leur nature dans les charges et les produits de l'entité.