L’ORGANISATEUR

L’organisation d’une fête des écoles ou d’une kermesse nécessite le respect d’un certain nombre d’obligations légales.

En matière de surveillance, les enfants seront placés comme à l’ordinaire sous la responsabilité des enseignants pendant le temps scolaire, ainsi que pendant la préparation et le déroulement du spectacle éventuel. Hors temps scolaire, les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents.

Les ATSEM seront placées sous l’autorité du directeur d’école pendant le temps scolaire. En dehors du temps scolaire, il n’est pas possible de leur imposer un service. Il en sera de même concernant les autres personnels non enseignants.

Les recettes perçues seront gérées par la coopérative, sous le visa de l’Association départementale OCCE, qui est seule habilitée juridiquement à acquérir et à posséder des biens dans l’école. Les biens acquis sur ces fonds seront la propriété de la coopérative scolaire OCCE et non de l’école.

Le Conseil de coopérative peut solliciter et associer des parents bénévoles (élus ou pas au Conseil d’école) pour constituer l’équipe d’encadrement ou d’animation de la manifestation. Ils interviennent dans ce cas en qualité de collaborateurs de la coopérative scolaire, qui conserve l’organisation.

En cas de co-organisation avec une association (association de parents d’élèves par ex.) il est important de bien déterminer la responsabilité de chaque structure, éventuellement d’en établir une convention de coopération qui stipulera chaque domaine relevant de la coop OCCE ou de l’association tierce ; indépendamment de la clarté pour l’organisation générale de l’événement, ce point est nécessaire pour les autorisations administratives et les garanties d’assurance engagées.

Rappel : le contrat MAE/MAIF de l’OCCE ne couvre que les activités dont la coopérative est organisatrice, à l’exclusion d’autre structure.

CONFORMITÉ À L’OBJET DES COOPÉRATIVES SCOLAIRES

Ces activités/manifestations préparées avec et pour des élèves, visent des objectifs conformes à « l’objet » des coopératives scolaires, gardent un caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif, respectent les principes de neutralité, de laïcité, de non-discrimination et répondent à des obligations réglementaires en matière d’accueil de public.

Accueillant en particulier des enfants ou adolescents, elles ne sont a priori envisageables que dans un cadre ou espace exclusivement dédié, clos, aux accès protégés et contrôlés, pour un public ciblé et filtré (enfants, familles) bénéficiant d’invitations personnelles (contrôle aux entrées). Conçue en référence à l’âge des élèves, la manifestation d’une coopérative scolaire n’a pas vocation à organiser des activités de type commercial ou un bal d’adultes. Ces manifestations, festives souvent, tissent du lien social autour des ambitions de l’Ecole et sont des moments privilégiés de coopération au sein de la communauté éducative.

UTILISATION DES LOCAUX :

ÉCOLE OU AUTRE BÂTIMENT OU ESPACE PUBLIC

Dans la mesure où la manifestation se déroule au sein de l’école, il convient d’avertir la municipalité et d’effectuer des démarches administratives :

• demander au maire l’autorisation d’occuper les locaux en dehors du temps scolaire ;
• l’informer de la date et des heures du début et de fin de la fête de l’école ou de la kermesse afin que la mairie assure le bon ordre et la sécurité du public. Le projet peut conduire le mandataire à solliciter de la commune des moyens particuliers pour la sécurisation du site (parfois sa nécessaire privatisation) et l’accueil du public.
• contractualiser les conditions de mise en oeuvre du projet.

L’article L. 212-15 du Code de l’Education précise les modalités suivantes :

« Sous sa responsabilité et après avis du conseil d’administration ou d’école et, le cas échéant, accord de la collectivité propriétaire ou attributaire des bâtiments, en vertu des dispositions du présent titre, le maire peut utiliser les locaux et les équipements scolaires dans la commune pour l’organisation d’activités à caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif pendant les heures ou les périodes au cours desquelles ils ne sont pas utilisés pour les besoins de la formation initiale et continue. Ces activités doivent être compatibles avec la nature des installations et l’aménagement des locaux et le fonctionnement normal du service. Elles doivent également respecter les principes de neutralité et de laïcité.

La commune ou, le cas échéant, la collectivité propriétaire peut soumettre toute autorisation d’utilisation à la passation, entre son représentant, celui de l’école ou de l’établissement et la personne physique ou morale qui désire organiser des activités, d’une convention précisant notamment les obligations pesant sur l’organisateur en ce qui concerne l’application des règles de sécurité, ainsi que la prise en charge des responsabilités et de la réparation des dommages éventuels.

A défaut de convention, la commune est responsable dans tous les cas des dommages éventuels, en dehors des cas où la responsabilité d’un tiers est établie.»

Désormais, même si cela n’est plus obligatoire, en tout état de cause, il est préférable de signer une convention avec la commune afin de fixer les termes de l’utilisation des locaux scolaires. La plupart du temps les municipalités ont établi leur propre modèle de convention. A la demande de la coopérative, une attestation d’assurance peut être sollicitée par l’AD auprès de la MAE et transmise par l’AD à l’appui de conventions ou règlements que la commune ou le responsable d’une structure peut proposer à la signature du mandataire.

La demande faite en mairie d’autorisation d’utilisation de locaux s’applique de la même façon pour tout espace bâti ou non bâti relevant de la responsabilité municipale. Le Maire a seul compétence pour autoriser les manifestations organisées hors temps scolaire, dans les locaux scolaires ou une structure municipale mise à disposition (théâtre, salle multimédia, salle polyvalente, espace public..) et en fixer les conditions d’utilisation par règlement ou convention. Chaque salle de spectacle, chaque structure culturelle d’accueil de manifestation relève d’une catégorie pour laquelle sont fixées les conditions d’accueil du public. Selon sa classification et sa «jauge» la structure peut nécessiter la présence d’un agent, d’un technicien, d’un régisseur, d’un ou plusieurs personnel(s) de service de sécurité incendie et d’assistance à personnes (SSIAP). Avant de signer une convention et de déclarer la manifestation, le mandataire s’informe auprès des responsables de la commune de ces exigences spécifiques.

Le Conseil de coop doit évaluer sa capacité à honorer les prescriptions de sécurité qui président l’organisation de tels évènements réunissant parfois un très nombreux public (en particulier au regard des instructions du plan Vigipirate en vigueur).

AUTRES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES :

BUVETTE

Adresser au maire (ou à la préfecture pour les coopératives parisiennes) une demande d’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire conformément à l’article L.3334-2 du Code de la santé publique, 15 jours avant la tenue de la manifestation.

L’organisation d’un débit de boissons pendant une manifestation publique est limitée à 5 autorisations annuelles pour chaque association départementale.

Toutefois, au vu de la spécificité de la fête des écoles ou de la kermesse, il convient de rappeler que l’établissement scolaire est un lieu protégé. L’école est donc un espace sans alcool (Lettre d’information juridique du Ministère de l’Education Nationale n°20- 1997), et sans tabac.